Cara Menulis Laporan Gaya Memo

Kandungan

• Arahan
• Rancang laporan
• Tulis laporan
• Lengkapkan laporan
• Bagaimana

Laporan gaya memo sesuai untuk dokumen pendek (kurang daripada sepuluh halaman) yang akan diedarkan dalam organisasi. Sebagai contoh, laporan jualan dan dokumen analisis projek adalah calon untuk format memo. Mereka tidak memerlukan semua kegembiraan dan pengenalan yang memerlukan laporan rasmi. Ini terutamanya berkaitan dengan laporan yang diedarkan setiap minggu, bulanan, atau setiap empat bulan. Walaupun demikian, anda harus mengambil penjagaan yang sama seperti yang anda lakukan dengan mana-mana korespondensi syarikat apabila merancang, menulis, dan melengkapkan laporan gaya memo.

Arahan

Gunakan laporan gaya memo untuk mesej rutin (imej memo oleh Angie Lingnau dari Fotolia.com)

Rancang laporan

1. Jejak topik yang akan diliputi oleh laporan. Ambil sudut pandang pembaca dan pastikan anda memasukkan semua maklumat yang mereka perlukan atau inginkan.

2. Cari laporan anda. Kumpulkan semua maklumat yang diperlukan untuk menutup topik di Langkah 1.

3. Buat sokongan visual untuk menggambarkan data yang telah anda kumpulkan. Berikan setiap imej tajuk dan kapsyen yang relevan.

4. Semak carian anda dan tentukan tajuk yang anda mahu gunakan untuk memecah dan menyampaikan laporan anda. Format dan kandungannya akan menentukan tajuk bahagian. Sebagai contoh, masuk akal untuk laporan jualan untuk memasukkan satu bahagian untuk setiap rantau jualan atau lini produk.

   
   

Tulis laporan

1. Tuliskan badan laporan anda dengan memelihara pembaca anda. Masukkan sokongan visual jika sesuai.

2. Tulis ringkasan pentadbiran yang memberikan pembaca gambaran ringkas tentang perkara penting dalam laporan.

3. Buat indeks terperinci di mana bahagian tertentu bermula.

4. Buat jadual ilustrasi yang membolehkan pembaca tahu di mana setiap carta, angka, atau jadual boleh didapati.

5. Tulis memo penghantaran. Jika syarikat anda menggunakan memo bercetak atau templat, gunakannya. Jika tidak, gunakan format yang mudah. Pastikan anda memasukkan tajuk dan "dari," "," "subjek, dan bidang tarikh.

Lengkapkan laporan

1. Menyusun laporan lengkap, meletakkan bahagian yang anda buat dalam urutan berikut: memo penghantaran, jadual kandungan, senarai ilustrasi, ringkasan pentadbiran, badan laporan.

2. Tanya rakan atau rakan sekerja untuk menyemak laporan anda.

   
   

3. Buat pembetulan yang diperlukan.

Bagaimana

• Jika laporan anda pergi ke berbilang penerima, anda boleh membuat senarai pengedaran dan bukannya memasukkan semua nama dalam memo penghantaran. Senaraikan nama mengikut abjad atau letakkan nama orang yang paling penting di bahagian atas senarai. Buat memo siaran anda seolah-olah ia adalah penutup resume. Tulis seolah-olah anda menyampaikan laporan tersebut secara bersemuka kepada pembaca. Tajuk popular untuk laporan termasuk: Pengenalan, Analisa Masalah, Matlamat, Cadangan, Trend, Garis Masa dan tonggak projek, Kaedah Alternatif dan Kos.