Kandungan
Kebanyakan komunikasi luaran yang dilakukan oleh syarikat adalah melalui surat. Mereka sangat penting untuk perniagaan kerana mereka tahan lama; pelanggan boleh menyimpannya selama-lamanya, dan memproses syarikat dengan ujian bertulis. Komunikasi negatif, seperti enggan memberikan pelanggan yang tidak berpuas hati dengan kredit, memerlukan keseimbangan yang baik antara menjadi tegas dan masih terus melakukan perniagaan dengannya. Jika itu tidak dilakukan dengan betul, ia akan menimbulkan kebencian dan masalah itu, kerana pelanggan yang tidak berpuas hati mengiklankan negatif kepada sepuluh orang yang lain.
Arahan
-
Hubungi pelanggan secara peribadi jika boleh. Memohon maaf dan menjelaskan keadaan secara peribadi boleh membuat perbezaan antara mendapatkan kepercayaan pelanggan dan kehilangannya selama-lamanya.
-
Tulis surat permintaan maaf yang disertakan dengan panggilan telefon, atau hanya surat itu jika anda tidak dapat menghubungi pelanggan. Mohon maaf atas keadaan dengan cepat, menjadi khusus. Sentiasa menekankan perkara yang baik, kerana memberi tumpuan kepada aspek negatif akan menggalakkan pelanggan menumpukan kepada mereka. Katakan apa yang akan dilakukan oleh syarikat anda untuk memperbaiki keadaan, jika ada.
-
Selepas sebulan, hubungi semula dan pastikan anda telah menerima tawaran istimewa atau hadiah jika anda mempunyai satu.
-
Dapatkannya secara peribadi pada kali berikutnya dia datang ke pertubuhan itu, jika anda mengenali dia dan mempunyai hubungan langsung dengannya. Ini akan menunjukkan kepada anda bahawa anda dialu-alukan dan anda menganggapnya.
Notis
- Berhati-hati dengan surat anda. Jika anda membuat alasan yang sangat panjang, hakim boleh melihat anda sebagai pengakuan bersalah. Pastikan anda hanya meminta maaf atas ketangguhan yang masalahnya ditangani dan bercakap tentang situasi itu sendiri jika ia bukan kesalahan syarikat anda.