Kandungan
Tidak masalah jika anda bekerja di persekitaran korporat atau runcit, jika ada kebimbangan mengenai pekerjaan anda, anda perlu mengingatkan mereka kepada atasan anda. Menunjukkan keprihatinan anda melalui surat membolehkan atasan anda memahami dengan tepat apa yang berlaku tanpa meninggalkan ruang untuk salah tafsir, kerana semua pemikiran dan idea anda akan dinyatakan dengan jelas. Untuk melakukan ini, ikuti beberapa panduan untuk memastikan bahawa kebimbangan anda ditangani secara profesional.
Sorot kebimbangan utama
Dalam perenggan pertama surat itu, jelaskan mengapa anda menghubungi atasan anda. Gunakan dua ayat pertama untuk memberitahu anda mengenai masalah pekerjaan dan ikuti penjelasan langsung mengenai apa yang mengganggu anda. Pada permulaan ini, penting untuk mengetengahkan sebab-sebab utama yang perlu diberi perhatian. Sebagai contoh:
"Halo, Mr. Smith. Saya menulis kerana saya mempunyai beberapa kebimbangan yang tidak menggalakkan mengenai kerja-kerja landskap yang ditugaskan di bahagian saya. Dalam semua pemerhatian saya, saya melihat pekerja yang sangat letih tiba selepas berjam-jam dan mengendalikan mesin secara tidak profesional."
Berikan contoh khusus
Setelah tujuan surat itu dijelaskan, selidiki situasinya dengan memberikan contoh khusus. Ini akan memberi anda pemahaman yang jelas tentang keadaan dan mengurangkan kemungkinan surat anda tidak disedari. Sebagai contoh:
"Pada 1 Mac 2011, Jason S. Masters tiba di tempat kerja pada pukul 10:45 pagi, satu setengah jam selepas waktu ketibaannya. Setibanya di sana, dia kelihatan sangat letih dan mula mengoperasikan mesin tanpa melakukan imbasan. Pada sebelah petang, saya melihat beberapa pekerja bekerja dengan mesin berat tanpa memakai topi keledar atau menggunakan langkah keselamatan.
Elakkan ungkapan emosi
Semasa penerbitan surat, jangan terlalu emosional, kerana ini cenderung mengurangkan profesionalisme dan kesahihan surat tersebut. Pastikan semua arahan berdasarkan fakta dan bebas daripada nada emosi. Tujuan surat itu adalah untuk memberikan maklumat yang diperlukan kepada atasan anda untuk menjelaskan sebab-sebab sebenar masalah tersebut, sehingga dia dapat mengambil tindakan jika dia menganggapnya perlu.
Cadangkan penambahbaikan
Di akhir surat, buat cadangan mengenai masalah anda. Pastikan mereka benar-benar cadangan dan bukan keperluan. Sebelum cadangan, gunakan frasa seperti "Adakah anda fikir lebih baik ..." atau "Mungkin ia akan berguna ...". Gunakan bahagian surat ini untuk mengemukakan idea anda dan akhiri dengan permintaan pertemuan agar anda dapat membincangkan masalah anda dan bertukar idea untuk memperbaiki masalah lain.