Kandungan
E-mel masih dilihat sebagai satu bentuk komunikasi tidak rasmi. Walaupun di tempat kerja, orang sering tidak menyambut ucapan, penutupan, dan ejaan. Walau bagaimanapun, sejak e-mel kebanyakannya menggantikan memo dan menjadi bentuk utama komunikasi perniagaan, mengikut etika dan format yang sesuai adalah penting untuk kedua-dua kejelasan dan menghormati pekerja lain.
Salam dan penutupan
Salam dan penutupan bergantung kepada jenis hubungan yang anda ada dengan penerima e-mel tersebut.
Dalam e-mel pertama anda dengan satu orang, mulakan dengan "Dear", diikuti dengan namanya. Ia biasanya semulajadi untuk menggunakan nama pertama melainkan perniagaan anda sangat formal. Sebaik sahaja hubungan itu telah ditubuhkan, anda boleh menggunakan nama orang itu atau salam yang lebih tidak rasmi seperti "Hi" atau "Hello," diikuti oleh nama penerima.
Semasa menghantar mesej kepada kumpulan, selalu gunakan "Dear", kerana e-mel yang dihantar kepada banyak penerima cenderung lebih formal. Jangan gunakan pujian seperti "Selamat pagi" atau "Selamat siang." Apabila penerima membaca e-mel, ia mungkin satu masa lagi.
Penutupan mengikuti peraturan yang sama seperti salam. Dalam e-mel yang pertama, gunakan penutupan yang lebih formal seperti "Salam Sejahtera" atau "Salam Sejahtera." Sebaik sahaja anda telah bertukar e-mel, penutup tidak perlu, tetapi selalu masukkan nama anda sebagai tandatangan anda.
Koleksi Lain
Sebelum pematuhan, subjek adalah maklumat pertama penerima akan membaca. Pastikan anda membuatnya bermakna, jelas, dan ringkas supaya orang memahami kandungan mesej dan memberikan keutamaan yang betul.
Dengan adanya alat elektronik mudah alih, banyak pekerja jatuh ke dalam kebiasaan meletakkan kandungan e-mel dalam subjek itu, memikirkan bahawa ini akan menjadi lebih mudah kepada penerima. Walau bagaimanapun, jenis format seperti ini kelihatan tiba-tiba dan kasar.
Pemformatan
Gunakan ejaan, tanda baca dan permodalan yang betul. Menjaga lulus pemeriksaan ejaan dan membetulkan kesilapan menunjukkan rasa hormat kepada rakan sekerja. Koma yang salah letak boleh mengubah maksud ayat. Perlu diingat bahawa rakan sekerja anda tidak dapat membaca fikiran anda, jadi jadikan rujukan jelas ("Bekerjasama dengannya pada projek itu" - siapa "dia", dan "projek apa"?).
Jangan menulis dalam huruf besar. MENERBITKAN DENGAN MODAL TELAH MELAKUKAN BAHAWA ANDA SELURUH DENGAN COLLEAGUE.
Tulis perenggan pendek dan objektif. Jadilah ramah, tetapi melainkan jika anda mempunyai hubungan rapat, elakkan jenaka dan sindiran, yang sering disalahfaham oleh e-mel. Terakhir, hapuskan emotikon.
Pendidikan
Satu kajian baru-baru ini dalam "Journal of Computer-Mediated Communication" menunjukkan bahawa mereka yang menghantar e-mel yang berpengalaman dilihat sebagai lebih mesra pengguna dan mudah daripada pengirim e-mel kasar. Lebih daripada itu, penerima e-mel yang berpelajaran lebih bersedia untuk bekerja dengan pengirimnya.
Anda boleh menunjukkan pendidikan yang baik melalui e-mel dengan cara yang sama seperti dalam kehidupan sebenar. Gunakan "tolong" dan "terima kasih" apabila membuat pesanan.
Sekali lagi, gunakan masa anda untuk memastikan e-mel yang betul secara tatabahasa menunjukkan penghormatan untuk rakan sekerja anda. Mengabaikan bahagian itu menunjukkan bahawa masa anda sendiri adalah lebih penting daripada mereka.