Bagaimana untuk menyusun rekod peribadi pekerja

Video.: Cara Mudah Membuat Buku Kas Harian Secara Otomatis di Ms Excel

Kandungan

Arahan
Bagaimana
Notis
Apa yang anda perlukan

Ia penting untuk pemilik perniagaan kecil, atau untuk jabatan sumber manusia sebuah syarikat besar, untuk menyusun dengan betul semua fail mengenai pekerja. Terdapat beberapa perkara penting untuk menyimpan senarai peribadi asas bagi setiap pekerja. Pada tab asas ini, anda boleh memisahkan maklumat ke dalam bahagian dan bukannya meletakkan semuanya secara rawak. Di samping itu, tambah fail yang diperlukan untuk setiap pekerja dan menyimpan fail dikemas kini untuk semua pekerja.

Arahan

Buat rekod berasingan untuk setiap pekerja dan fail untuk borang I-9 dan data pembayaran (Jupiterimages / Brand X Pictures / Getty Images)

Pilih folder yang boleh menyimpan dokumen yang cukup untuk setiap token pekerja. Gunakan folder kedua untuk rekod perubatan pekerja. Folding Hangout mungkin yang terbaik untuk ini. Kemudian anda boleh membenamkan subfolder di dalamnya dan gunakan tab di antara bahagian.
Folder pertama setiap pekerja, fail peribadi asas, harus mengandungi maklumat peribadi pekerja seperti alamat dan nombor telefon semasa. Minta pekerja mengemaskini maklumat ini, jika perlu, setiap tahun, mungkin pada permulaan tahun atau semasa pengambilan pekerja. Maklumat hubungan kecemasan juga harus disimpan di sini.
Sekiranya anda memisahkan folder gantung ke dalam bahagian, bahagian kedua mungkin mengandungi resume dan permohonan untuk kerja, ditambah arahan dan kontrak majikan-pekerja.
Masukkan semua dokumen yang ditandatangani oleh pekerja apabila dia menyertai syarikat di bahagian ketiga. Biasanya, anda boleh mencari bentuk seperti borang bayaran W-4, latihan terhadap penderaan seksual, perjanjian stealth dan pengetahuan dasar pekerja di sini - tetapi bukan borang I-9.
Masukkan komen tentang pekerja di bahagian. Apa-apa pulangan ke atas semakan pekerja hendaklah dikekalkan di sini. Termasuk dokumentasi kenaikan gaji atau tindakan tatatertib. Simpan salinan diploma, sijil, atau pengesahan latihan yang berkaitan yang diterima oleh pekerja dalam folder ini. Simpan seksyen untuk rekod insurans, kesihatan dan persaraan.
Semua maklumat perubatan mesti disimpan dalam folder berasingan. Sebarang maklumat yang berkaitan dengan kesihatan pekerja harus disimpan di sini. Ini berkaitan dengan kerahsiaan dan tidak dapat mendasarkan sebarang promosi atau keputusan peribadi lain mengenai sejarah perubatan orang yang terlibat, menyatakan HRdirect.
Simpan folder ketiga untuk mana-mana pekerja yang cedera pada fail. Di sini anda akan meletakkan laporan kemalangan, tuntutan pampasan pekerja dan sebarang rekod perubatan lain.
Masukkan semua bentuk I-9 dalam folder atau pengikat berasingan anda, negara HRdirect. Pisahkan I-9 dari pekerja lama kepada yang lebih muda.

Sekiranya anda membuat daftar gaji di pejabat anda, simpan senarai gaji sahaja.