Kandungan
Memo yang anda tulis sebagai akauntan memberitahu anda banyak pengalaman profesional dan kredibiliti anda. Akauntan bertanggungjawab untuk menulis semua jenis memo, termasuk yang tidak rasmi untuk rakan sekerja dan penyelia, yang formal untuk unit jabatan, dan invois untuk pelanggan. Memo perakaunan yang tidak jelas dapat mengelirukan penerima dan merosakkan prestij syarikat anda. Belajar menulis memo perakaunan dengan kejelasan dan ketepatan adalah kunci kepada komunikasi perniagaan yang berkesan dan mewujudkan reputasi yang baik dalam organisasi anda.
Arahan
-
Tentukan penonton dan tujuan memo anda. Kebanyakan mereka digunakan untuk menarik perhatian kepada masalah, menawarkan penyelesaian, menyampaikan matlamat rasmi syarikat atau menyampaikan maklumat baru. Jangan hantar memo ke pejabat keseluruhan jika hanya melibatkan satu jabatan. Juga pertimbangkan sensitiviti bahan tersebut dan sama ada maklumat itu akan disampaikan dengan lebih baik melalui memorandum rasmi atau berkomunikasi secara langsung.
-
Format tajuk memo menggunakan bahagian berikut: TO: (nama dan tajuk penerima), DE: (nama dan tajuk anda), TARIKH: (tarikh lengkap dan terkini) dan SUBJEK: (apa memo itu kira).
Memastikan penerima diberi nama betul dan tajuk pekerjaan formal. Menjadi khusus dan ringkas dalam baris subjek anda. Sebagai contoh, "Akhir semester" sebagai baris subjek boleh bermakna apa-apa kepada penerima. Sebaliknya, gunakan sesuatu seperti "Proses arkib baru pada akhir semester".
-
Berikan ringkasan ringkas mengenai apa yang memo itu dalam segmen pembukaan. Tujuan benang pembuka adalah untuk menjelaskan kepada penerima mengapa mereka menerima memo dan mengapa mereka perlu membaca dokumen itu. Pastikan segmen pembukaan dalam perenggan pendek.
-
Tambah konteks yang menerangkan masalah, peristiwa, keadaan atau konteks memo. Konteks ini mungkin merupakan ayat pembukaan perenggan anda yang seterusnya ("Kerana kekeliruan yang berkaitan dengan prosedur pemfailan semester terakhir ..."), atau perenggan berasingan yang lengkap bergantung kepada jumlah maklumat yang diperlukan untuk mendapatkan semua penerima untuk mengikuti.
Ikuti konteks dengan segmen tugas, yang merupakan bahagian memo yang menerangkan apa yang sedang dilakukan untuk menyelesaikan masalah atau masalah ("Kami sedang melaksanakan prosedur pemfailan baru untuk semester berikutnya ..."). Pastikan segmen tugas menjadi ayat atau perenggan pendek, bergantung kepada kerumitan isu yang dihadapi.
-
Jejaki thread tugas dengan perbincangan lengkap yang menyediakan perincian dan sokongan tambahan. Balasan perbincangan harus menjadi bahagian terpenting dalam memo dan termasuk semua fakta dan penyelidikan yang menyokong cadangan yang ditubuhkan olehnya. Berpanjangan dengan maklumat dan kekuatan keterangan yang paling relevan.
-
Memuktamadkan memo dengan segmen penutup pendek, tidak lebih daripada satu perenggan, yang menerangkan secara sopan tindakan yang anda mahu penerima memo mengambil ("Mulai bulan depan, sila ikuti prosedur storan baru. .. "). Tekankan bagaimana penerima akan mendapat manfaat dengan mengikuti tindakan yang digariskan dalam memo ("Kami berharap prosedur penyimpanan baru ini akan menjimatkan masa anda dan mengurangkan beban kerja anda ...")
Bagaimana
- Lampirkan senarai, grafik, artikel, atau sumber lain yang berkaitan dengan memo anda. Tambah nota ke akhir memo jika anda memasukkan sebarang lampiran, seperti "Dilampirkan: Prosedur penyimpanan baharu."
- Jika ini adalah memo pertama anda, adakan rakan sekerja atau penyelia menyemaknya untuk ketepatan dan pastikan anda tidak meninggalkan apa-apa.
Notis
- Menghantar memo dengan tulisan yang tidak betul nama, tajuk, atau alamat e-mel boleh menyebabkan rakan sekerja tidak mengambil memo dengan serius dan bahkan membahayakan reputasi mereka jika terdapat kesalahan berulang. Sentiasa periksa dua kali untuk mendapatkan ketepatan lengkap sebelum menghantar memo.