Kandungan
Surat pelanggan biasanya mengikut format tertentu dan kelihatan terancang dan profesional. Mereka mempunyai unsur-unsur yang bersifat universal, seperti ucapan dan penutup. Mereka yang membincangkan prosedur penagihan mengandungi maklumat mengenai dasar pembayaran syarikat dan menerangkan bagaimana pelanggan harus membayar bil mereka. Perubahan terhadap polisi ini mesti disampaikan melalui surat yang dikirimkan melalui surat kepada pelanggan, memberitahu mereka secara tertulis mengenai perubahan yang telah terjadi.
Pembukaan
Pembukaan surat itu mengandungi tarikh ia ditulis, maklumat hubungan penerima dan ucapan. Bahagian surat dengan ucapan "Pelanggan yang terhormat" akan ditulis dalam dua tempat di bawah maklumat hubungan pelanggan. Ucapan terima kasih kepada pelanggan dengan betul dengan tajuk seperti Encik atau Puan dan nama keluarga.
Tujuan surat itu
Perenggan tujuan memberitahu pelanggan anda bahawa anda menulis untuk memberitahu mereka bahawa perubahan pada sistem penagihan akan berlaku. Perenggan ini juga harus merangkumi jaminan bahawa surat ini bukan tagihan koleksi.
Kesan kepada pengguna
Perenggan kesan terperinci dan menyenaraikan cara perubahan yang dilaksanakan syarikat anda akan memberi kesan kepada pelanggan. Kesan ini mungkin merangkumi alamat pengebilan baru ke mana pembayaran akan dihantar atau tarikh pengebilan baru. Perubahan ini mesti ditulis secara positif dan memihak kepada pelanggan. Setiap perubahan harus digambarkan sebagai keuntungan bagi pelanggan dan juga syarikat anda.
Penutupan
Bahagian penutup harus merangkumi pernyataan penutup anda kepada pelanggan, seperti "Terima kasih atas sokongan anda", "Hormat" atau "Terima kasih" yang ringkas. Ia akan merangkumi nama yang anda taip, tandatangan dan maklumat hubungan anda. Alamat e-mel juga mesti disertakan untuk pelanggan menghubungi anda sekiranya mereka mempunyai pertanyaan.