Kandungan
Seringkali, dalam dunia perniagaan, kita diharuskan memasukkan surat lamaran untuk menyertakan laporan yang lebih besar, yang dapat dikirim melalui pos, pengiriman khusus atau bahkan e-mel. Surat lamaran formal mempunyai tujuan yang sangat spesifik dan harus ditulis sedemikian rupa sehingga menyajikan dan menjelaskan isi, mengulangi tema utama laporan dan juga menunjukkan langkah atau tindakan selanjutnya yang harus diambil.
Tulis surat lamaran laporan
Langkah 1
Gunakan kop surat syarikat untuk menyusun surat penyampaian laporan yang merujuk kepada kepentingan dokumen yang disertakan. Walaupun anda menggunakan e-mel kop surat, perlakukan seperti surat kertas, termasuk gambar logo syarikat di halaman e-mel.
Langkah 2
Sertakan tarikh hari, serta maklumat alamat, termasuk nama depan dan belakang, tajuk, nama syarikat, alamat jalan dan bandar, dan poskod. Gunakan ucapan "Caro", diikuti dengan ucapan rasmi, seperti singkatan Encik atau Puan jika individu tersebut adalah orang asing atau "Caro" dengan nama depan atau nama belakang penerima jika individu tersebut adalah kenalan.
Langkah 3
Nyatakan tujuan surat dalam perenggan isi dengan menggunakan kata-kata seperti "Surat ini memberikan (nama laporan) untuk ulasan atau komen anda (atau tindakan apa pun yang diinginkan). Gunakan kesempatan ini untuk meringkaskan subjek laporan. Cuba ringkaskan tujuan laporan selengkap mungkin - paling banyak dalam satu atau dua ayat.
Langkah 4
Perhatikan kesimpulan laporan di sini, tetapi jangan sampai ke simpulan kesimpulan laporan. Anda mahu pembaca membaca laporan sebenar dan bukan hanya surat lamaran. Surat itu harus memberi selera kepada pembaca untuk mengetahui apa yang terdapat dalam laporan akhir.
Langkah 5
Buat bahagian penyelesaian rasmi atau langkah seterusnya, di mana anda menunjukkan apa tindakan yang diinginkan oleh penerima. Adakah anda mahu mereka meneruskan dokumen atau menandatangani dokumen atau menyelaraskan mesyuarat yang lebih besar untuk membentangkan hasilnya? Jadilah sangat spesifik mengenai langkah-langkah seterusnya, serta hari dan tarikh, jika tindakan segera diperlukan.
Akhiri surat lamaran dengan ucapan rasmi, dengan hormat, ikhlas atau penuh pertimbangan. Sertakan nama dan tajuk pengarang surat tersebut. Senaraikan nama orang lain yang akan menerima laporan dan surat lamaran di ruang "Cc" (dengan salinan) dalam e-mel.