Kandungan
Apabila menulis e-mel secara profesional, seseorang boleh menghabiskan sebahagian besar masa memastikan bahawa setiap maklumat telah dimasukkan, bahawa ia diformat dengan betul dan bahawa penilai ejaan telah dilaksanakan. Walau bagaimanapun, jangan lupa tutup e-mel tersebut. Membuat akhir profesional untuk e-mel boleh membuat perbezaan besar dalam bagaimana orang mendapatnya. Tinggalkan penerima dengan kesan yang baik tentang anda.
Maklumat Hubungan
Jika anda menghantar e-mel profesional buat kali pertama, adalah idea yang baik untuk mengakhirinya dengan maklumat hubungan anda, bukan hanya nama anda. Walaupun penerima secara automatik mendapat alamat anda setelah menerima e-mel, pastikan untuk menawarkan bentuk kenalan lain. Jika anda bekerja untuk syarikat tertentu, masukkan maklumat hubungan ini, termasuk alamat. Berikan nombor telefon anda secara langsung dan tunjukkan sama ada telefon bimbit atau talian tetap. Sekiranya syarikat anda mempunyai kilang, pastikan anda memasukkan cawangan tersebut. Lebih banyak kenalan yang anda tinggalkan, lebih baik peluang orang yang bersentuhan.
Jangkaan perampasan
Leslie O'Flahavan, Perkara Menulis, suka menamatkan e-mel profesional dengan frasa "Saya berharap ...". Dia menyatakan bahawa ini akan mengulangi tujuan e-mel tersebut. Di samping itu, ia juga meletakkan sesiapa yang menghantar e-mel kepada anda dalam jawapan balas. Contohnya, jika anda menghantar e-mel tentang pekerjaan, anda harus berakhir dengan "Saya berharap untuk mendengar keputusan anda mengenai aplikasi saya". Penerima kini tahu apa tujuan e-mel anda.
Soalan dan kebimbangan
Apabila menutup e-mel profesional, pastikan anda menawarkan jemputan untuk jawapan, seperti "Beritahu saya jika anda mempunyai sebarang soalan atau kebimbangan mengenai ..." kerana ini akan memberi penerima lampu hijau untuk bertindak balas tanpa rasa seolah-olah mengganggu anda, atau e-mel anda adalah untuk menjadi kata akhir. Ini juga memastikan perbualan mengalir. Semasa menghantar e-mel, pastikan semua orang yang terlibat berada pada halaman yang sama dan semua isu dan kebimbangan telah dialamatkan.
Pertimbangan
Penghujung e-mel profesional mungkin mempunyai sentuhan peribadi, bergantung pada hubungan anda dengan penerima. Dari masa ke masa, hubungan profesional boleh menjadi kawan, membolehkan anda mengakhiri e-mel dengan lelucon dalaman atau bahkan cerita bebas. Walau bagaimanapun, jangan lakukan ini sehingga hubungan persahabatan dibuat. Mengakhiri e-mel dengan "Best regards" adalah kompromi yang baik. Ini menunjukkan bahawa anda bukan hanya hubungan perniagaan, tetapi orang yang peduli. Jangan takut untuk menunjukkan sedikit ihsan pada akhir e-mel, terutamanya jika profesional.