Kandungan
- Menerima panggilan
- Kenal pasti keperluan pemanggil
- Memindahkan panggilan ke orang yang sesuai di pejabat
- Akhir panggilan
Komunikasi awal antara bakal pelanggan dan firma undang-undang biasanya dilakukan melalui telefon dan dengan resepsi. Oleh itu, adalah penting bahawa penyambut tetamu syarikat adalah profesional dan sopan pada setiap masa. Mengekalkan profesionalisme kadang-kadang boleh menjadi satu cabaran, terutama bagi penyambut tetamu yang menghadiri sebilangan besar panggilan setiap hari, bagaimanapun, terdapat prinsip-prinsip tertentu yang harus anda ikuti ketika menjawab panggilan di firma undang-undang.
Menerima panggilan
Jawab setiap panggilan dengan mengatakan nama firma undang-undang, nama anda, dan kemudian kenal pasti siapa yang memanggil dan bertanya, "Bagaimanakah saya dapat membantu anda?" Sebagai contoh: "Selamat pagi, ini adalah pejabat undang-undang X dan Y, Jane bercakap, siapa yang saya cakap?" Sebaik sahaja anda mengenal pasti nama pemanggil, tanyakan, "Bagaimanakah saya dapat membantu anda pada hari ini Puan Z," ingat untuk merujuk pelanggan dengan nama untuk seluruh perbualan. Anotasi semasa setiap panggilan boleh berguna, terutamanya berkaitan dengan nama. Pastikan nada positif semasa perbualan, bersabar dan jangan kehilangan sabar. Elakkan menggunakan jargon, slang, atau bukan perkataan seperti "aham" dan "hum".
Kenal pasti keperluan pemanggil
Adalah sangat penting untuk mendengar dengan teliti tentang apa keperluan pelanggan yang berpotensi untuk memenuhi keperluan anda dan memberikan maklumat yang diminta dengan jelas dan ringkas. Dalam setiap panggilan terdapat seseorang yang mencari maklumat atau orang tertentu.
Memindahkan panggilan ke orang yang sesuai di pejabat
Sekiranya anda perlu memindahkan panggilan ke peguam, mintalah kepada pelanggan untuk menunggu pemindahan di talian. Kemudian hubungi peguam dan mengumumkan panggilan oleh nama pelanggan dan tujuan panggilan, jadi buat pemindahan jika peguam itu tersedia. Jangan tinggalkan pelanggan yang menunggu di atas talian selama lebih daripada 45 saat. Selepas tempoh ini, tanya jika pelanggan lebih suka terus menunggu, jika dia mahukannya apabila peguam mengembalikan panggilan atau jika dia lebih suka menelefon kemudian.
Akhir panggilan
Sebelum mematikan telefon bertanya jika anda boleh membantu dengan apa-apa lagi dan berterima kasih kepada pelanggan kerana memanggil firma undang-undang. Adalah jarang bagi seorang penyambut tetamu untuk meyakinkan pelanggan berpotensi untuk menyewa perkhidmatan itu, namun, sangat umum bahawa pelanggan hilang oleh perkhidmatan yang miskin, kasar atau tidak profesional.