Cara Menulis Memo Formal dengan Penutupan dan Inisiatif

Video.: Contoh Slide Judul dan Isi PPT yang Baik

Kandungan

Arahan
Bagaimana
Notis
Apa yang anda perlukan

Memo memo formal adalah cara yang berkesan untuk berkomunikasi dalam syarikat. Tulis memo dengan suara yang berwibawa, tetapi anda ingin memaklumkan dan bukan mengugut pembaca. Maklumat tambahan yang dimasukkan dalam memorandum itu dikenali sebagai lampiran, dan penutupan biasanya dimasukkan dalam surat. Memo formal merangkumi bahagian tertentu dan tulisan awal dan penolong pada akhir. Walaupun kebanyakan memo adalah satu halaman atau kurang, pastikan anda memasukkan perenggan ringkasan pada akhir jika anda mempunyai lebih daripada satu halaman.

Arahan

Memo formal mengikuti format tertentu (Imej Memo oleh firelover123 dari Fotolia.com)

Pada permulaan memo termasuk bahagian "Ke", "Dari" dan "Subjek". Jika anda akan memasukkan lampiran, memutuskan siapa yang perlu menerima lampiran tersebut, dan yang hanya memerlukan salinan memo, membuat semua orang menyedari maklumat dan lampiran yang telah diedarkan (contohnya, orang yang membuat lampiran tidak perlu menerimanya, ia). Sertakan nama semua orang yang akan menerima dokumen itu dalam tajuk "Kepada". Sertakan siapa yang anda mahu salin dalam "CC" pada memo akhir. Sesetengah orang mungkin menerima dokumen itu secara peribadi, ditambah sebagai "salinan tersembunyi". Mereka akan menerima salinan memo, tetapi tidak akan disenaraikan dalam "Kepada" atau "CC".
Tuliskan badan memo dengan jelas dan ringkas. Gunakan bahasa lurus dan formal, tetapi simpan memo dari nada menakutkan atau menghina. Dokumen yang lebih besar harus mengandungi beberapa perenggan untuk memudahkan mereka membaca.
Selesaikan memo dengan inisial pengarang yang diikuti dengan inisial penolong selepas slit ("XX / aa"). Tulisan pengarang mestilah dalam huruf kapital, dan pembantu dalam huruf kecil. Dua baris di bawah hendaklah membaca perkataan "Lampiran (x)" dengan bilangan lampiran yang termasuk di antara kurungan. Kemudian senaraikan orang yang anda mahu mereka menerima salinan, dalam format senarai. Mereka yang akan menerima oleh salinan tersembunyi mestilah tulisan tangan dalam salinan mereka. Jangan lupa memasukkan "CCO" supaya mereka tahu ia disalin secara tanpa nama. Penulis memo sepatutnya menjadi yang pertama di bahagian "Dari".

Bagaimana

Simpan satu atau dua salinan tambahan memo dalam fail dengan lampiran sekiranya seseorang perlu ditambah ke senarai edaran.
Semak memo untuk kesilapan tipografi yang spell check tidak dikenal pasti.
Kebanyakan program pemprosesan kata termasuk templat memo jika syarikat anda tidak menetapkan satu untuk digunakan.

Notis

Pastikan anda memasukkan semua penerima dalam bahagian "Kepada" memo.
Memo hanya boleh digunakan untuk komunikasi syarikat dalaman. Komunikasi dengan pembekal atau pelanggan harus ditulis dalam format surat.