Kandungan
Meluangkan masa untuk menulis manual latihan pekerja kelihatan seperti tugas. Menggunakan alat Microsoft Word 2007 menjadikan proses ini lebih mudah. Sebelum anda mula menulis, buatlah perancangan. Tentukan tugas mana yang mesti diselesaikan oleh pekerja anda dan yang boleh dijelaskan untuk menolong mereka. Rancang dalam situasi mana anda akan menggunakan manual, sama ada dalam kelas tatap muka atau lawatan berpandu sendiri. Setelah anda mempunyai idea tentang jenis manual yang anda perlukan, berikut adalah beberapa alat yang boleh anda gunakan untuk menjadikan idea anda menjadi kenyataan.
Penyediaan
Langkah 1
Gunakan alat sempadan di Word untuk membuat senarai tugas bertingkat yang mesti dipelajari oleh pekerja. Proses ini akan membantu anda menentukan berapa lama manual anda dan akan membantu membahagikan kerja kepada bahagian yang lebih kecil, lebih senang dijelaskan kepada pekerja. Untuk menggunakan alat sempadan di Word, anda mesti bermula dengan dokumen kosong dan pilih "Rumah". Dalam kumpulan "Perenggan" terdapat 3 butang: titik, nombor dan senarai pelbagai peringkat. Pilih "senarai pelbagai peringkat" atau anda boleh mengklik anak panah ke bawah untuk memilih senarai pilihan sempadan. Anda juga boleh membuat sendiri. Tulis parameter anda. Pergi ke peringkat seterusnya pada senarai pelbagai peringkat anda dengan menekan "Tab". untuk kembali, tekan "Shift + Tab". Tulislah langkah-langkah untuk latihan dan maklumat lain untuk menerangkan kepada pekerja anda bagaimana melaksanakan tugas yang diperlukan di tempat kerja.
Langkah 2
Gunakan fungsi header dan footer di Word untuk menambahkan nombor halaman, kandungan bahagian dan tajuk untuk setiap halaman dalam dokumen. Header dan footer adalah rujukan visual penting bagi pekerja untuk mengetahui di mana dia berada dalam manual latihan. Semasa melakukan latihan, menambahkan nombor ke halaman membantu menghubungkan halaman tertentu dengan beberapa subjek. Klik pada "Insert tab", kemudian di bahagian header & footer pilih "Header". Anda akan mempunyai pilihan untuk gaya header atau anda boleh membuat sendiri. Tajuk muncul di setiap halaman manual anda, atau anda boleh mengubahnya sehingga muncul hanya di halaman yang berlawanan sehingga manual anda mengikuti garis buku. Footer muncul di bahagian bawah halaman dan biasanya digunakan untuk menunjukkan nombor halaman, tarikh dan maklumat pengguna. Klik "Footer" di bahagian header dan footer dan seperti yang anda lakukan sebelumnya, anda akan mempunyai beberapa jenis untuk dipilih.
Langkah 3
Tambahkan penutup untuk membezakan bahan latihan anda dari item lain yang anda berikan kepada pekerja anda, seperti panduan pekerja. Buat sampul anda sendiri dengan mengklik "Masukkan tab" dan kemudian "Sampul" di bahagian halaman. Anda akan melihat pelbagai gaya penutup yang boleh anda pilih atau buat sendiri. Beri manual anda tajuk deskriptif; sertakan tarikh penciptaan dan pengarang, kerana buku panduan ini sering dihasilkan secara berkumpulan.
Langkah 4
Tambahkan tajuk untuk membantu anda membuat senarai kandungan untuk dokumen latihan anda. Ini juga membantu mengatur secara visual untuk memudahkan penggunaan pekerja anda. Buat gaya tajuk yang berbeza untuk setiap subjek menggunakan sempadan yang telah dibuat (tajuk ini tidak sama dengan tajuk di bahagian atas halaman). Gaya tajuk adalah gaya fon yang anda gunakan untuk menunjukkan bahagian latihan yang berbeza, serta bahagian yang berbeza.
Sekiranya anda menulis manual tentang cara menulis korespondensi korporat, Tajuk 1 anda adalah "Cara menulis surat korporat" dan kemudian sari kata boleh menjadi "Apa yang perlu disertakan". Untuk menandakan tajuk 1 dan 2, pilih "Rumah" dan di bahagian gaya anda akan melihat sejumlah gaya yang boleh anda pilih termasuk tajuk 1, tajuk 2, kapsyen, dll. Pilih teks yang anda mahukan sebagai tajuk pertama 1 dan klik pada bahagian "Tajuk 1" untuk menunjukkan kepentingannya. Klik pada bahagian seterusnya untuk membuat tajuk anda 2. Ikuti keseluruhan sempadan, pilih tajuk 1 dan 2. Ini akan dimasukkan ke dalam senarai kandungan anda apabila anda selesai.
Langkah 5
Tambahkan jadual dan kandungan (TDC) untuk membantu pekerja anda mencari maklumat yang mungkin mereka perlukan apabila sesuai. Sekiranya anda sudah menambahkan tajuk utama dan sekunder ke dokumen anda, biarkan Word berfungsi dan buat TDC untuk anda. Klik pada awal dokumen, di mana anda mahu TDC muncul (biasanya selepas sampul) dan klik pada "Rujukan" dan kemudian "Jadual kandungan" di bahagian homonim. Anda akan melihat senarai jadual automatik yang boleh anda gunakan. Klik pada salah satu pilihan automatik dan TDC anda akan muncul menggunakan tajuk yang dipilih sebelumnya.
Langkah 6
Susun tajuk dan bahagian manual latihan anda mengikut urutan langkah demi langkah. Bahagian terakhir dan yang paling penting dalam buku panduan adalah indeks. Semakin lengkap indeks anda, semakin mudah pelajar mendapat jawapan dengan nombor halaman kemudian. Untuk membuat indeks, pilih kata yang ingin anda masukkan. Klik pada "Rujukan" dan kemudian "Daftar masuk" untuk terus melakukan ini untuk setiap item yang ingin anda tambahkan ke indeks. Setelah selesai, tatal ke bawah ke akhir manual latihan anda dan tambahkan indeks dengan mengklik "Rujukan" dan kemudian "Masukkan indeks".
Langkah 7
Periksa ejaan dan simpan fail anda. Setelah membuat manual latihan pertama, anda dapat menjadikannya model untuk manual lain dengan mengklik "Buka", kemudian "Simpan sebagai", ketika kotak dialog muncul, di bahagian "Simpan sebagai jenis" klik anak panah untuk ke bawah dan pilih "Templat Word (.dotx)" dan kemudian anda boleh menggunakan semula karya anda dalam manual latihan lain.