Kandungan
Semasa menulis e-mel secara profesional, seseorang dapat menghabiskan sebagian besar waktu untuk memastikan bahawa setiap maklumat telah disertakan, bahawa diformat dengan betul dan bahawa pemeriksa ejaan telah dijalankan. Namun, jangan lupa menutup e-mel. Membuat profesional yang berakhir dengan e-mel boleh membuat perbezaan besar dalam cara seseorang menerimanya. Tinggalkan penerima dengan kesan yang baik terhadap anda.
Maklumat perhubungan
Sekiranya anda menghantar e-mel profesional untuk pertama kalinya, adalah idea yang baik untuk menamatkannya dengan maklumat hubungan anda, bukan hanya nama anda. Walaupun penerima akan mendapatkan alamat anda secara automatik setelah menerima e-mel, pastikan untuk menawarkan bentuk hubungan lain. Sekiranya anda bekerja untuk syarikat tertentu, sertakan maklumat hubungan ini, termasuk alamat. Berikan nombor telefon langsung anda dan nyatakan jika itu adalah telefon bimbit atau darat. Sekiranya syarikat anda mempunyai pejabat pusat, pastikan untuk memasukkan peluasannya. Semakin banyak kenalan yang anda tinggalkan, semakin baik peluang seseorang menghubungi anda.
Jangkaan penutupan
Menulis Matters 'Leslie O'Flahavan suka menyelesaikan e-mel profesional dengan ungkapan "Saya menantikan ...". Dia mengatakan ini akan mengulangi tujuan e-mel. Di samping itu, ia juga meletakkan orang yang menghantar e-mel kepada anda dalam kedudukan balasan. Contohnya, jika anda menghantar e-mel mengenai kekosongan jawatan, ia harus diakhiri dengan "Saya tidak sabar untuk mendengar keputusan anda mengenai permohonan saya". Penerima kini mengetahui, dengan pasti, apakah tujuan e-mel anda.
Isu dan kebimbangan
Semasa menutup e-mel profesional, pastikan untuk memberikan jemputan untuk mendapatkan respons, seperti "Beri tahu saya jika anda mempunyai pertanyaan atau kebimbangan mengenai ..." kerana ini akan memberi penerima lampu hijau untuk bertindak balas tanpa perasaan seolah-olah itu mengganggu anda, atau bahawa e-mel anda dimaksudkan untuk menjadi kata akhir. Ini juga menjadikan percakapan berjalan lancar. Semasa menghantar e-mel, pastikan bahawa semua orang yang terlibat berada di halaman yang sama dan bahawa semua pertanyaan dan masalah telah ditangani.
Pertimbangan
Akhir e-mel profesional boleh mempunyai sentuhan peribadi, bergantung pada hubungan anda dengan penerima. Dari masa ke masa, kenalan profesional dapat menjadi teman, yang membolehkan anda mengakhiri e-mel dengan jenaka dalaman atau bahkan cerita bebas. Namun, jangan lakukan ini sehingga hubungan persahabatan terjalin. Menamatkan e-mel dengan "Hormat" adalah kompromi yang baik. Ini menunjukkan bahawa anda bukan hanya hubungan perniagaan, tetapi orang yang prihatin. Jangan takut untuk menunjukkan sedikit budi bahasa di akhir e-mel, terutamanya jika ia profesional.