Kandungan
- Tanggungjawab
- Penyelenggaraan rekod
- Bangunan insurans dan pautan
- Pendaftaran dan Jagaan Aset
- Liabiliti untuk Transaksi Terkait
- Kawalan teknologi
- Kajian kritikal bebas
Apabila mencipta sistem perakaunan, syarikat dan pertubuhan bukan keuntungan perlu mewujudkan kerangka untuk kawalan dalaman. Proses ini membantu memastikan sistem berfungsi dengan baik dan semua pekerja yang terlibat melaksanakan seperti yang diharapkan. Memiliki kertas perniagaan penting memberikan jaminan yang munasabah dengan mengurangkan kemungkinan kesilapan dan melindungi aset organisasi. Kerana kepentingan mereka, syarikat harus mempertimbangkan prinsip-prinsip asas kawalan dalaman.
Tanggungjawab
Syarikat-syarikat perlu mewujudkan tanggungjawab dengan jelas. Mengiktiraf obligasi tertentu kepada individu memastikan bahawa mereka memahami peranan mereka dalam mengekalkan kawalan dalaman. Jika tanggungjawab secara sistematik diabaikan, sistem kawalan dalaman yang berkesan dapat mengenal pasti pekerja yang tidak melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya.
Penyelenggaraan rekod
Memori bukanlah alat yang tidak sempurna, terutamanya apabila terdapat banyak maklumat atau transaksi. Memiliki prosedur yang betul untuk penyimpanan rekod akan membolehkan syarikat mempunyai sejarah transaksi yang tepat. Dengan maklumat ini, syarikat boleh kemudian berunding dengannya jika perlu untuk menyelesaikan masalah atau memperjelas sebarang keraguan.
Bangunan insurans dan pautan
Malangnya, walaupun sistem kawalan dalaman yang terbaik tidak dapat menghalang kehilangan aset. Dengan memastikan kebaikan dan mewujudkan ikatan dengan pekerjanya, organisasi memastikan bahawa ia akan dibayar balik jika ia dicuri atau dialihkan.
Pendaftaran dan Jagaan Aset
Dalam sistem kawalan dalaman, orang yang mempunyai akses fizikal kepada juruwang dan aset lain bukanlah orang yang sama yang menyimpan dokumen yang berkaitan dengannya. Jika, sebagai contoh, pekerja yang bertanggungjawab untuk menyimpan daftar tunai untuk perbelanjaan kecil adalah yang sama yang mengawal penerimaan tunai dan pengeluaran, pemalsuan rekod dan pelencongan dana akan difasilitasi. Individu yang bertanggungjawab untuk mengekalkan rekod aset tidak seharusnya mempunyai akses kepada aset yang dikawalnya.
Liabiliti untuk Transaksi Terkait
Kadang-kadang pelbagai tugas perlu diselesaikan sebelum satu transaksi dimuktamadkan. Dalam kes ini, adalah penting bahawa setiap aktiviti yang membentuk operasi dilakukan oleh pekerja yang berbeza. Ini memastikan penglibatan lebih dari satu orang dalam tugas dan meningkatkan peluang bahawa kesilapan atau perbuatan penipuan akan ditemui.
Kawalan teknologi
Penggera, papan akses elektronik, dan ciri keselamatan lain boleh membantu melindungi aset sesebuah organisasi. Teknologi ini sering menawarkan kemungkinan lebih banyak kawalan dan boleh digunakan 24 jam sehari, tanpa memerlukan kos kakitangan tambahan atau gangguan. Syarikat pintar meningkatkan sistem kawalan dalaman mereka dengan melabur dalam teknologi yang cekap dan murah.
Kajian kritikal bebas
Syarikat perlu mengkaji semula sistem kawalan dalaman mereka dengan kerap. Orang yang bertanggungjawab untuk menjalankan penilaian ini tidak dapat melakukan apa-apa kerja yang akan disahkan. Penilai bebas adalah ideal untuk fungsi ini kerana ia dapat secara objektif mendokumenkan kerja yang sedang dilakukan dalam proses kawalan dalaman dan tidak mempunyai sebab untuk menutupi kesilapan atau terlalu optimis mengenai prosedur.