Kandungan
Sistem gaji adalah penting, kerana melalui itu anda boleh memproses pembayaran gaji anda. Tiga jenis sistem adalah: manual, berkomputer (digunakan oleh syarikat itu sendiri) dan luaran (outsource). Sistem manual memerlukan anda memproses dengan tangan, komputer, dibuat secara buatan, menggunakan perisian untuk memproses penggajian dan sistem luaran bermakna penyumberan luar kepada pembekal perkhidmatan. Carta alir sistem pembayaran menunjukkan urutan yang anda memprosesnya, mengoptimumkan prosedur dan membuat anda mengetahui segala-galanya.
Arahan
-
Lukiskan carta aliran dengan pakej program pejabat - inilah cara terbaik untuk mendapatkan udara profesional. Walau bagaimanapun, anda boleh menarik carta dengan tangan. Buat kotak dan anak panah yang menunjukkan aliran pemprosesan gaji, seperti mana ia bermula dan berakhir.
-
Buat carta aliran untuk sistem pembayaran manual. Ia harus menunjukkan semua tugas manual yang terlibat dalam memproses gaji anda melalui sistem ini.
Contoh: Kumpulkan kad titik, periksa mereka untuk melihat status setiap pekerja, hubungi penyelia tentang kesalahan atau situasi yang dipersoalkan, dan secara manual mengira setiap kad titik. Buat jujukan yang melibatkan tugas pemprosesan, seperti pengiraan manual gaji, potongan undang-undang (seperti cukai gaji), potongan sukarela (seperti persaraan dan manfaat kesihatan), dan bayaran upah. Buat jujukan lain yang menunjukkan tugas pasca pemprosesan, seperti membuat dan memaparkan rekod gaji secara manual, membuat dan menerbitkan entri harian, dan menyiarkan gaji kepada bank.
-
Buat carta aliran untuk sistem berkomputer yang digunakan dalam syarikat itu sendiri. Sistem ini menghapuskan pemprosesan manual. Buat carta aliran khusus untuk keperluan perisian gaji anda.
Contoh: Segarkan data titik dalam perisian, semak semula, dan menyiasat apa yang terbuka. Proses pembayaran gaji melalui perisian, cetak laporan pra-pemprosesan, periksa helaian melalui laporan, dan buat perubahan yang diperlukan.Buat dan hantar fail deposit langsung ke bank, deposit dana pekerja, membayar yuran bank dan gaji dekat. Terutama, apabila anda menutup gaji, ia menyimpan data gaji penuh untuk tempoh bayar pada sistem.
-
Buat carta aliran untuk sistem luaran. Apabila penyumberan luar pembayaran anda, pembekal khidmat akan meminta anda menyerahkan data kunci untuk setiap tempoh bayar. Pembekal biasanya membenarkan anda menghantar data melalui faks, e-mel atau dalam talian. Carta alir hendaklah mengandungi butiran mengenai kaedah yang diperlukan.
Contoh kaedah dalam talian: semak data hari kerja, hubungi penyelia untuk sebarang penjelasan, melaporkan perubahan kepada gaji pekerja, dan data masa kerja pada sistem pembekal. Periksa data yang dimasukkan melalui sistem dalam talian pembekal, memfailkan data gaji yang diterima dan mengagihkan membayar upah.
Bagaimana
- Buat carta aliran supaya ia berkaitan dengan setiap proses gaji. Kemas kini apabila perubahan sistem berlaku.
- Carta alir harus termasuk kewajiban cukai persekutuan dan negeri, seperti pembayaran cukai pendapatan dan pelaporan.