Kandungan
Resepsi itu sering menjadi pintu syarikat dan pastinya pejabat jabatan ini mencerminkan budaya organisasi syarikat dan oleh itu orang yang memegang kedudukan resepsi juga. Kesan pertama adalah yang paling penting dalam dunia korporat, tetapi terdapat banyak perkara yang terlibat dalam kedudukan ini daripada membuat kesan yang baik kepada pelawat. Kedudukan penyambut tetamu adalah kedudukan pelbagai rupa yang, jika dibahagikan kepada tugas kerja, dapat dengan mudah memerlukan beberapa pekerja.
Faedah
Resepsionis adalah orang pertama yang menyambut pelanggan dan pengguna dan mengumumkan mereka untuk menyokong kakitangan atau setiausaha eksekutif, menggunakan e-mel atau sistem interkom. Sering kali, ia boleh mengganggu apabila eksekutif tidak mahu diganggu. Meja depan mampu menangani lebih banyak perkhidmatan pentadbiran sehingga anda tidak perlu menyewa pekerja sementara.
Ciri-ciri
Kedudukan resepsionis jatuh ke dalam kategori pentadbiran dan kebanyakan laporan langsung kepada HR, penyelaras pentadbiran atau pengurus pejabat. Multitasking adalah lebih daripada sekadar kata kunci berkaitan dengan resepsi. Pada masa yang lebih tenang, dia boleh beralih ke arkivis atau pekerja pentadbiran lain dengan cara yang bersepadu, yang menghapuskan keperluan untuk kakitangan pentadbiran tambahan di pejabat di mana fail tersebut mungkin terletak.
Pertimbangan
Penerimaan adalah industri yang memerlukan kerahsiaan, dan kedudukan ini memerlukan latihan untuk menguasainya. Orang yang dipilih untuk jawatan itu mempunyai tanggungjawab untuk menegakkan kod keselamatan dan standard keselamatan. Apabila menyewa, pengurus perlu mempertimbangkan latar belakang menyemak keperluan.
Kewajipan
Oleh kerana resepsionis jarang mempunyai laporan langsung, kedudukan itu memerlukan keupayaan untuk cemerlang dalam pengurusan masa serta kecemerlangan berhubung dengan pelanggan. Beberapa fungsi utama penyambut tetamu ialah: menjawab telefon, menerima dan menyapa pelanggan, mengarkib dokumen dan menyokong jabatan lain (contohnya perakaunan), menyediakan, menandai dan menandatangani mesyuarat, membuat lawatan, menyusun dan mengedar surat.
Harapan
Resepsionis dijangka mempunyai kemahiran yang sama sebagai pembantu pentadbiran, kerana tugasnya sedikit berbeza. Tahap kecekapan dalam Microsoft Office atau automasi pejabat lain harus melebihi asas. Di mana pembantu pentadbiran biasanya menjalankan fungsi pentadbiran yang menyokong di pejabat, penyambut tetamu di hadapan semua pelawat pada setiap masa. Dengan itu, kelakuan anda akan sentiasa profesional. Dia juga dijangka mengetahui keutamaan hariannya, kerana gangguan dan tugas yang kurang penting muncul pada bila-bila masa.