Kandungan
- Tajuk dan penutupan
- Gaya teks badan
- Perbezaan teknikal dalam format
- Soalan penting mengenai kata laluan
Perbezaan antara surat perniagaan dan surat yang kurang formal, atau peribadi, dapat dilihat pada kedua struktur masing-masing. Surat peribadi tidak rasmi membolehkan budi bicara pengirim berhubung dengan pelupusan unsur dan item lain dari surat tersebut. Sebaliknya, surat perniagaan mesti mengikut standard yang ketat untuk gaya dan bentuk. Unsur-unsur penting, seperti susun atur, struktur perenggan dan pemformatan teknikal, membezakan surat perniagaan yang sesuai dengan surat tidak rasmi.
Tajuk dan penutupan
Tajuk surat perniagaan mesti menyertakan nama, alamat, dan tarikh pengirim. Justifikasikan tajuk di margin kiri dan pilih satu ruang untuk maklumat tersebut. Maklumat hubungan penerima mesti dipisahkan dari tajuk dengan satu ruang dan menyertakan nama dan alamat penuh penerima, termasuk poskod. Seseorang yang menulis surat tidak rasmi boleh memilih untuk menggunakan hanya satu ucapan di tajuk surat. Menutup surat perniagaan memerlukan ucapan selamat tinggal dan tandatangan. Selalunya, surat perniagaan akan merangkumi tandatangan, serta nama pengirim yang ditaip di bawahnya dan sebarang kelayakan atau tajuk yang dipegang oleh penulis. Gunakan empat ruang antara ucapan perpisahan dan nama yang ditaip untuk tandatangan tulisan tangan. Nama pengirim dan ucapan yang kurang rasmi cukup apabila surat peribadi berakhir.
Gaya teks badan
Surat peribadi tidak rasmi dapat dikendalikan tanpa batasan gaya surat perniagaan. Pengirim dapat memilih gaya atau nada yang sesuai dengan ciri interaksi normal dengan penerima. Dalam surat perniagaan, gaya mestilah sesuai dengan maksud surat itu. Surat perniagaan yang dirancang untuk membiasakan penerima dengan pengirim atau perkhidmatan perniagaan harus dimulakan dengan pengenalan. Pengirim kemudian mesti menggunakan baki teks untuk memberitahu penerima tentang niat surat atau meminta tindakan. Sebagai contoh, surat penjualan harus memperkenalkan penjual dan produk, mengarahkan bagaimana produk akan melayani penerima dan, pada akhirnya, memanggil pembaca untuk bertindak - untuk membeli produk atau perkhidmatan tersebut.
Perbezaan teknikal dalam format
Piawaian teknikal standard untuk huruf perniagaan merangkumi margin 2 cm di sisi dengan ruang 2,5 cm di bahagian atas dan bawah halaman. Tarikh surat perniagaan mesti dinyatakan, tidak disingkat, dan termasuk bulan, hari dan tahun. Pengirim harus menggunakan judul yang sesuai dalam surat perniagaan, tetapi mengelakkan pengurangan. Nama lengkap penerima mesti muncul dalam ucapan, dengan tanda titik dua dalam surat perniagaan. Surat peribadi boleh merangkumi nama depan atau nama belakang dan nama belakang diikuti dengan koma. Harus ada ruang antara tajuk, maklumat kontak untuk penulis, dan ucapan pembuka. Ruang juga standard antara ucapan dan setiap paragraf di badan surat. Gunakan fon serif 12 titik, seperti Times New Roman, dalam surat perniagaan dan jarak satu-satu di antara teks. Surat perniagaan harus selalu ditaip, tetapi menjadikannya tulisan tangan menambah sentuhan peribadi.
Soalan penting mengenai kata laluan
Setelah penutupan, surat perniagaan mesti mengandungi catatan yang sesuai, seperti pengeluaran salinan. "Cc:" bermaksud bahawa surat itu juga dihantar kepada orang lain. Kata Laluan juga merupakan tempat yang tepat untuk notasi bahan yang termasuk dalam surat perniagaan. Dokumen yang disertakan mesti dirujuk, sebagai item yang disertakan setelah tanda tangan penutup, dengan nombor dan sifat corak kotak dalam surat perniagaan.