Kandungan
E-mel telah menjadi cara komunikasi pilihan di dunia perniagaan. Ia cepat, boleh dipercayai dan berfungsi sebagai dokumentasi transaksi tertulis yang dibuat. Walau bagaimanapun, peti masuk kadangkala dibanjiri dengan spam, jadi penting untuk membuat e-mel anda menonjol dari begitu banyak orang lain, terutamanya jika anda cuba membuat pertemuan dengan seseorang untuk kali pertama.
Jadilah langsung
Jadilah seperti yang mungkin pada masa menulis e-mel dan, jika boleh, hantar terus kepada orang yang ingin anda jumpai dan bukan ke peti masuk yang dikongsi oleh jabatan. Sekiranya ini tidak dapat dielakkan, letakkan dalam bidang "subjek" e-mel yang kepadanya ia diarahkan. Di dalam e-mel, terus ke titik; terangkan sebab mesyuarat dan bertanya tentang ketersediaan orang untuk bertemu dengan anda. Jika anda mengambil orang lain ke mesyuarat, sila beritahu mereka dalam e-mel. Terangkan apa yang anda jumpai dengan mesyuarat. Sebagai contoh, katakan anda ingin memberitahu matlamat jualan atau siapa yang akan menggantikan João da Silva dalam perakaunan.
Pilih subjek yang betul
Bidang "subjek" e-mel adalah perkara pertama yang akan dibaca oleh orang dan biasanya ia menentukan apakah e-mel akan dibuka atau tidak. Oleh itu, adalah penting bahawa bidang ini tidak terlalu panjang. Isu-isu emel harus pendek dan mudah - anda boleh membincangkan lebih banyak butiran dalam e-mel berikutnya jika mesyuarat itu disahkan.
Semak ejaan anda
Tidak pernah terlalu banyak untuk menguatkan hujung ini: Tiada apa-apa yang lebih buruk untuk kesan pertama daripada e-mel dengan salah ejaan yang sering, tatabahasa dan tanda baca. Kesilapan ini membuat e-mel anda kelihatan seperti semacam spam dan meningkatkan kemungkinan dihantar ke tong. Pemeriksaan pra-e-mel yang lebih berhati-hati boleh menghalang banyak sakit kepala. Yang ideal ialah meminta orang lain membacanya dan periksa jenis kesalahan ini jika penerima adalah pelanggan yang sangat penting.
Jadilah sopan
Meminta pertemuan dengan seseorang adalah mengenai kesan pertama. Sekiranya ia kali pertama anda menghubungi orang itu, gunakan bentuk bahasa yang paling berpelajaran yang anda boleh. Pastikan nama keluarga dan selalu menggunakan tajuk seperti Encik atau Miss. Dalam e-mel yang pertama, jangan gunakan "Hi" sebagai salam; ini membuatkan anda kelihatan tidak profesional. Di akhir e-mel, sentiasa meletakkan "Terima Kasih", "Salam" atau "Salam". Mahkamah sentiasa sesuai dalam surat-menyurat melalui e-mel.
Bincangkan butiran mesyuarat
Melalui e-mel, tetapkan tarikh dan masa untuk mesyuarat seolah-olah anda melakukan ini melalui surat. Jelaskan dengan jelas apabila anda berada di tempat yang berdekatan dengan penerima; contohnya, katakan pada tarikh yang anda akan berada di bandar penerima. Jelaskan tentang apa yang anda ingin bincangkan. Sebagai contoh, mengatakan bahawa anda ingin bercakap tentang "jualan mesin pemotong rumput pada suku kedua tahun" memberikan penerima idea yang lebih baik mengenai apa yang akan dibincangkan daripada "Sales" yang mudah.