Cara menulis manual dasar dan prosedur

Video.: Menulis dan Memeragakan Teks Prosedur | Bahasa Indonesia | Kelas 7 Semester 1

Kandungan

Arahan
Bagaimana
Notis
Apa yang anda perlukan

Menulis manual dasar dan prosedur boleh kelihatan seperti tugas yang menakutkan, yang mungkin benar, melainkan jika anda memikirkan pembolehubah tertentu terlebih dahulu. Mewujudkan perancangan bunyi akan memudahkan untuk membuat manual dasar dan prosedur untuk vendor, pekerja, dan pengurus. Sistem dokumentasi yang konsisten yang juga memudahkan penggubalan kontrak yang mematuhi standard tertentu, seperti ISO9000.

Arahan

Mewujudkan manual dasar dan prosedur boleh menjadi rumit jika anda tidak merancang dengan betul (pengangkutan kereta dengan akhbar dalam imej gudang oleh terex dari Fotolia.com)

Tentukan skop projek anda dengan berunding dengan peraturan syarikat lain. Pastikan sebahagian daripada dasar atau prosedur telah didokumenkan di tempat lain dan menentukan sama ada prosedur itu khusus kepada syarikat, wilayah, bahagian, kumpulan berfungsi, atau tugas. Ini akan membantu anda menentukan parameter permulaan dan akhir skop.
Tentukan format dokumen. Menyatukan mereka dengan menyemak dokumen dasar yang paling penting. Dasar cenderung lebih luas, manakala butiran tugas-tugas prosedur cenderung lebih spesifik.

Dalam syarikat besar, biasanya terdapat empat atau lebih tahap dokumentasi dengan prosedur global yang meliputi segala-galanya, seperti etika, hadiah, maklumat pemilik, protokol e-mel, dan prosedur pembahagian yang menangani peraturan alam sekitar, kerajaan, dan pekerja.

Prosedur yang berkaitan dengan kumpulan berfungsi atau tugas boleh diubahsuai mengikut operasi tempatan, tetapi masih harus memenuhi keperluan tahap tertinggi dokumen. Sebagai contoh, anda mungkin mempunyai tiga pusat pembaikan yang berbeza yang beroperasi secara bebas, tetapi anda mesti bertindak dengan cara yang sama semasa mengeluarkan pesanan ke pusat pengedaran. Dasar global akan umum, tetapi butiran khusus mengenai proses yang berkaitan dengan permintaan setiap pusat (siapa, bila, apa dan mengapa) mungkin sedikit berbeza. Kedudukan dan tanggungjawab biasanya dimasukkan dalam prosedur.
Tentukan dan profil semua yang akan dimasukkan ke dalam manual polisi. Mulakan dengan langkah-langkah yang berkaitan dengan prosedur utama seperti reka bentuk pelanggan, penerimaan pesanan pembelian, pembuatan, pemeriksaan, penghantaran dan pengumpulan produk.

Polisi adalah protokol yang teguh yang memaklumkan keputusan yang diharapkan dan tanggungjawab pekerja dalam situasi tertentu. Mereka biasanya berkaitan dengan undang-undang dan pematuhan peraturan.

Prosedur adalah langkah yang menyerlahkan urutan kejadian secara logik, termasuk alat, komunikasi, aliran proses, dan kemahiran yang diperlukan.

Gunakan profil sebagai titik permulaan untuk indeks.
Memutuskan di mana maklumat akan disimpan dan kawalan revisi yang dibangunkan. Membangunkan proses kawalan semakan dari awal menjadi penting, oleh itu dengan mula menulis dan mengedit, anda akan dapat mengesan perubahan.

Proses kawalan semakan juga mesti mempunyai tahap kuasa dan kawalan supaya semua orang yang terlibat dalam proses mengetahui cara membuat perubahan dan melaksanakannya.

Jangan biarkan pelbagai versi dokumen yang sama disunting pada masa yang sama, kerana ini boleh menyebabkan masalah masa depan. Gunakan kaedah first-in, first-out dan, jika perlu, ubah suai semula untuk menjejaki perubahan.
Buat template untuk prosedur, dasar, dan carta aliran supaya mereka yang menulis dokumentasi tidak perlu bimbang tentang format.

Letakkan bahagian dalam templat ini supaya penulis menyatakan dokumen, alat dan pautan lain yang diperlukan untuk mengatur bahan anda. Tentukan format dan pastikan bahagian tertentu, seperti istilah glosari, harus menjadi sebahagian dari bahagian utama atau dokumen untuk rujukan. Memberi penulis bahawa bimbingan terbaik mengenai keperluan akan mengurangkan keperluan untuk pekerjaan baru nanti.
Tugaskan para editor dan pakar perkara untuk membangunkan kandungan setiap bahagian. Beri mereka contoh untuk melihat di dalam template yang diminta dan menyerlahkan peraturan lain, seperti menulis akronim sepenuhnya, bagaimana umum atau terperinci mereka harus menerangkan langkah-langkah dalam prosedur.

Sekiranya terdapat keputusan yang dibuat dalam prosedur, nyatakan rujukan tambahan dan memberi maklumat yang cukup kepada pekerja dengan semua kemungkinan jalan untuk membantu mereka membuat keputusan yang tepat. Mata yang memerlukan pengambilan keputusan biasanya di mana prosedur gagal, maka cuba untuk menjadi yang jelas di kawasan tersebut. Sebelum menerbitkan, sahkan prosedur dengan seseorang di sebelah anda, untuk mengikuti setiap langkah yang diterangkan dan cuba untuk mengenal pasti kemungkinan masalah.
Berikan satu pasukan kajian untuk membimbing dan mengedit penerbitan terakhir untuk memastikan bahasa dokumentasi dan tahap perincian yang konsisten merentasi peringkat proses yang berlainan.

Menyelesaikan ketidakkonsistenan dengan meningkatkan kaedah latihan dan latihan. Berikan kitaran semakan yang wajar (seperti 48 jam) supaya setiap orang mempunyai jangkaan yang sama dari segi keutamaan.
Tugaskan tanggungjawab untuk setiap prosedur dan tentukan tahap otoritas. Proses ini harus dibina melalui ulasan berkala. Apabila orang meninggalkan jawatan mereka, pengurus baru perlu diberikan kepada prosedur masing-masing. Untuk kemas kini dan semakan semula, pekerja harus berunding dengan pembuat dasar untuk bersama-sama dapat mengubah dasar dan prosedur apabila keadaan bertambah baik atau berubah.

Bagaimana

Jika tugas atau prosedur dilakukan oleh lebih daripada satu orang atau satu kumpulan, serahkannya terlebih dahulu dan kemudian dokumen itu.
Sesetengah pelanggan tidak akan menutup urus niaga dengan syarikat atau perniagaan yang tidak mempunyai piawaian ISO, atau peraturan yang serupa untuk dokumentasi proses seperti perkhidmatan pelanggan, kontrak, kewangan, inventori, komunikasi, kualiti dan dokumen undang-undang. ISO menyediakan templat umum dan industri dan latihan untuk penciptaan dasar dan prosedur yang cepat dan mudah, dan merupakan piawaian yang diiktiraf di peringkat antarabangsa.
Buat proses untuk pendidikan, latihan dan pelaksanaan prosedur yang disemak semula seperti yang anda perlukan. Mengubah piawaian yang tiada siapa yang berunding tidak akan membantu pekerja.

Notis

Sesetengah pentadbir lebih suka memberikan maklumat samar mengenai prosedur untuk membolehkan tafsiran dan meminimumkan audit. Orang lain lebih suka menggunakan maklumat terperinci agar pekerja melakukan lebih baik.
Gunakan butiran sederhana, apabila terdapat perbincangan atau kemungkinan pelbagai penafsiran bahasa atau kandungan atau masalah dengan proses yang disebabkan arahan yang tidak jelas, semak bahagian tertentu untuk menjelaskannya.
Adalah sangat biasa bagi dasar dan prosedur untuk keluar dari kawalan, diduplikasi atau berlebihan, atau menjadi terlalu terperinci untuk ditangani.
Gunakan indeks dan cuba meminimumkan duplikasi dengan menyerahkan orang ke bahagian lain di kawasan lain seperti yang diperlukan.
Perundangan alam sekitar sangat penting. Buat proses untuk membimbing prosedur baru yang membolehkan mereka bekerja di dalam keadaan awal sebelum diterbitkan. Pastikan senaman akan melanda dengan pelancaran prosedur baru, jika tidak terdapat kontroversi dan kekecewaan. Minta bantuan pakar; ini akan mengelakkan banyak "jari menunjuk" pada masa akan datang.